第1　趣旨

この訓令は、別に定めがある場合を除き、南阿蘇村情報公開条例(平成17年南阿蘇村条例第9号。以下「条例」という。)に定める公文書の開示及び情報提供施策(以下「情報公開」と総称する。)に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

第2　情報公開の窓口

1　公開窓口の設置

情報公開に係る事務を行うため、総合公開窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。

2　総合窓口で行う事務

(1)　情報公開に係る相談及び案内に関すること。

(2)　情報公開に係る事務についての連絡調整に関すること。

(3)　実施機関の開示請求の受付に関すること。

(4)　実施機関の公文書の開示の決定に係る審査請求書の受付に関すること。

(5)　実施機関の公文書の検索資料の整理及び閲覧に関すること。

(6)　運用状況の公表に関すること。

(7)　南阿蘇村情報公開審査会の事務処理に関すること。

(8)　情報提供に関すること。

3　主務課で行う事務

(1)　情報公開に係る相談に関すること。

(2)　開示請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。

(3)　開示請求の受付に関すること。

(4)　開示請求の形式要件の審査(公文書の開示請求に係る公文書の存在及び請求権の有無等の確認)に関すること。

(5)　開示請求に係る公文書の開示の決定及びその通知に関すること。

(6)　村以外のものからの意見聴取及び開示決定の場合の通知に関すること。

(7)　開示の決定をした公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(8)　公文書の開示の実施(開示の決定をした公文書の写しの作成、送付等を含む。)に関すること。

(9)　公文書の開示の決定に係る審査請求書の処理に関すること。

(10)　審査請求事案の南阿蘇村情報公開審査会への諮問に関すること。

(11)　審査請求についての裁決及びその通知に関すること。

(12)　検索資料の作成等に関すること。

(13)　主務課における情報提供に関すること。

第3　公文書開示に係る事務

1　相談及び案内

(1)　来庁者のニーズの把握

総合窓口では、窓口職員が面談により、来庁者の求めている情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。

(2)　情報の所在の確認

窓口職員は、総合窓口に備え置く検索資料等により、主務課を調査し、電話照会等により当該情報の所在を確認するものとする。

(3)　対応の選択

総合窓口では、来庁者の求めている情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。

ア　情報提供

来庁者の求めている情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。

イ　他の制度の利用

法令又は他の条例の規定により、閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合及び村立図書館等において一般の利用に供している公文書により対応できる場合は、この条例は適用せず、開示請求は受け付けないので、その旨を来庁者に説明し、当該事務の担当課などの案内を行う。

(4)　公文書の検索

総合窓口では、来庁者の相談の内容が公文書の開示として対応すべきものであるときは、求められている内容が記載されている公文書(以下「対象公文書」という。)の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は主務課との連絡などにより、請求者が開示請求をする上で有用な情報を提供するよう努めるものとする。

(5)　主務課等における相談

主務課に直接情報公開に関する相談があった場合には、主務課は、情報提供で対応できる場合を除き、総合窓口への案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。

2　開示請求の受付

請求者が条例第5条に規定する請求権者であることを確認した上で、情報公開制度で対応すべきであると判断される場合においては、総合窓口及び主務課(以下、「総合窓口等」という。)は、次により事務を処理するものとする。

(1)　対象公文書の特定

ア　総合窓口等は、請求者との応対により、請求の内容を確定した後、検索資料により、主務課を選定し、当該主務課の情報公開主任等と連絡をとった上で、対象公文書を検索し、特定するものとする。なお、対象公文書の特定に当たっては、開示請求受付後に当該請求に係る公文書が不存在であることが判明することのないよう、主務課と十分連絡をとるとともに、原則として、主務課の職員(情報公開主任又は担当職員)の立会いを求めるものとする。

イ　主務課の情報公開主任又は担当職員の不在等により、対象公文書を特定することができない場合は、請求者にその旨を告げた上で、総合窓口等において、いったん開示請求を受け付けるものとする。

ウ　総合窓口等において対象公文書を特定する段階で、次に掲げる場合については、請求者に対し、請求に応じられない旨を説明するとともに、原則として開示請求書を受け付けないものとする。なお、他の方法により、請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を説明するものとする。

しかし、なお、請求者が開示請求を行う意志がある場合については、開示請求書を受け付けるものとする。

(ア)　対象公文書の不存在が判明した場合

(イ)　条例第2条第2号に規定する公文書に該当しない場合

(ウ)　条例第19条に規定する場合

(2)　公文書の開示請求の方法

ア　総合窓口等への提出による場合

公文書の開示請求は、請求権者が、原則として、南阿蘇村情報公開条例施行規則(平成17年南阿蘇村規則第11号。以下「規則」という。)第2条に定める開示請求書(規則様式第1号)等、各実施機関が定める所定の様式(以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、総合窓口等へ提出することにより行うものとする。

(ア)　口頭又は電話による場合

条例第6条第1項が請求書の提出を義務付けていることから、口頭又は電話による請求は、認めないものとする。

(イ)　請求者が身体障害等で請求書に記載することが困難な場合

聞き取りをした窓口職員が請求内容等を代筆するものとする。

イ　郵送による場合

必要事項が記載され、対象公文書が特定できれば、所定の様式でなくても、受け付けるものとする。

ウ　ファクシミリ又は電子メールによる場合

ファクシミリ又は電子メールによる開示請求については、誤送信の危険があり、また、到達の確認手段が確立していないことから、当分の間は認めないものとする。

(3)　請求書の受付に当たっての留意事項

ア　開示請求は、原則として、対象公文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一人から同一の主務課に係る同一内容の複数の対象公文書の開示請求があった場合は、請求書の「公文書の件名又は内容」欄に記入することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。

イ　開示請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、代理関係を証明する書類(委任状等)の提出があった場合は、代理人により行うことができる。

ウ　未成年者による開示請求があった場合も、原則として単独での請求を認めるものとする。ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを、未成年者に説明するものとする。

(ア)　中学生以下の場合であって、制度の趣旨、公文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。

(イ)　公文書の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。

(4)　請求権者の確認

条例第5条に規定する請求権者であるかどうかの確認は、原則として、口頭又は請求書の記載内容を審査して行うものとし、証明書等の提示は求めないものとする。

(5)　請求書の記載事項の確認

総合窓口等では、請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。

ア　「住所」欄

個人の場合は住所、法人その他の団体にあっては事務所又は事業所の所在地が記載されていること。

イ　「氏名」欄

(ア)　個人の場合は氏名、法人その他の団体にあってはその名称及び代表者の氏名が記載されていること。

(イ)　代理人による請求の場合は、請求者本人の氏名又は名称の次に、代理人の住所、氏名及び連絡先が記載されていること。

(ウ)　(ア)及び(イ)のいずれの場合も、押印は、要しないものとする。

ウ　「電話」欄

請求者に迅速かつ確実に連絡するため、自宅、勤務先等の電話番号が記載されていること。なお、法人その他の団体にあっては、担当者の所属、氏名、内線番号等の記載を求めること。

エ　「公文書の件名又は内容」欄

請求しようとする公文書の件名又は知りたい事項の内容が、対象公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。

オ　「開示の区分」欄

請求者の希望する開示の方法(閲覧又は写しの交付)が記載されているか、及び郵送を希望する場合は、その旨が記載されているかを確認する。

カ　「処理欄」

請求書受付年月日には請求書を受け付けた年月日を、決定期間満了日には請求書の受付年月日から起算して15日目の年月日を記入すること。

(6)　請求書の補正

ア　来庁の場合

請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味がわかりにくい箇所がある場合には、総合窓口等の職員は、請求者に対して、その箇所を訂正し、又は補筆するよう求めるものとする。なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、総合窓口等の職員が、職権で補正できるものとする。

イ　郵送等の場合

(ア)　請求書の記載事項に不備がある場合等、形式上の要件に適合しない開示請求があった場合は、主務課の職員は、速やかに、請求者に対し、相当の期間を定めて当該開示請求の補正を補正通知書(規則様式第2号)により求めるものとする。なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、職員が、職権で補正できるものとする。

(イ)　相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過しても補正されない場合は、当該請求に対し、非開示決定をすることができる。なお、請求者が補正を行うために更に時間を必要とする場合まで、非開示決定を行わなければならないものではない。

(ウ)　補正を求めた場合の公文書の開示をするかどうかの決定期間は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日から起算して15日以内にしなければならない。

(7)　請求書を受け付けた場合の請求者への説明

総合窓口等では、請求書を受け付けた場合は、当該請求書に受付日付印を押印し、その写し及び「公文書の開示を求められた方へ」(様式第1号)を請求者に交付し、又は送付するとともに、次の事項について説明(送付する場合を除く。)するものとする。

ア　公文書の開示は、開示決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行われないこと。

イ　対象公文書の開示決定は、請求があった日から起算して15日以内に行い、結果は速やかに請求者に通知されること。

ウ　やむを得ない理由により15日以内に決定を行うことができない場合は、その期間について45日以内を限度として延長することがあり、この場合には、請求者に書面により通知されること。

エ　開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から45日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合は、当該請求に係る公文書を45日以内に開示決定等する部分とそれ以後に開示決定する部分に分割することがあり、この場合には、請求者に書面により通知されること。

オ　公文書の開示を実施する場合の日時及び場所等は、前記イの書面で指定すること。

カ　公文書の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、写しの郵送を希望する場合は郵送に要する費用も併せて、請求者が負担し、前納する必要があること。

キ　請求書の受付時に対象公文書が特定できなかったなどの場合において、受付後に対象公文書が不存在であること等形式的要件の不備が判明したときは、開示請求に対し、非開示決定を行うこと。

(8)　受付後の請求書の取扱い

ア　総合窓口において、受け付けた場合、総合窓口は、受け付けた請求書の原本とともに、開示請求処理簿(様式第2号。以下「処理簿」という。)を直ちに主務課へ送付するものとする。

送付を受けた主務課は、請求書が条例第6条第1項に規定する形式的要件を満たしていることを確認した上、南阿蘇村文書管理規程(平成17年南阿蘇村訓令第48号。以下「文書管理規程」という。)に基づき収受の手続を行うものとする。

この際、総合窓口は、請求書及び処理簿の写しを控えるものとする。

イ　主務課において、受け付けた場合、主務課は、請求書が条例第6条第1項に規定する形式的要件を満たしていることを確認した上、文書管理規程に基づき収受の手続を行うものとする。この際、主務課は、処理簿を作成の上、請求書及び処理簿の写しを総合窓口へ送付するものとする。

(9)　処理簿への記載

主務課の情報公開主任は、総合窓口から処理簿の送付を受けたとき、また、主務課において処理簿を作成したときは、当該処理簿の「決定の内容」欄の記入が終了した時点で、総合窓口まで処理簿の写しを送付するものとする。また、主務課は、常に処理経過等が把握できるように、当該処理簿を保管しておくものとする。

3　請求書の形式要件審査

(1)　請求書の形式要件審査

主務課は、当該請求書が形式的要件を具備していること、とりわけ開示請求に係る対象公文書が存在していること、及び請求者が請求権者であることを必ず確認するものとする。

(2)　形式的要件を満たしていないもの(補正を求める場合を除く。)

主務課は、当該請求書が形式的要件に欠ける場合は、補正を命ずるときを除き、次により処理するものとする。

ア　請求者に対し、請求に応ずることができない旨を連絡し、速やかに請求を取り下げるよう要請すること。

イ　請求が取り下げられない場合は、非開示決定を行い、請求者に非開示決定通知書(規則様式第4号)を送付するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、1部を総合窓口に送付すること。

ウ　他の方法により請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を併せて連絡すること。

4　開示の決定

(1)　公文書の内容の検討

主務課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、対象公文書に記録されている情報が条例第7条各号に規定する非開示情報に該当するかどうかを、「解釈」、「運用」、「非開示情報一覧」等を参考に検討するものとする。

(2)　開示の決定期間

総合窓口等において請求書を受け付けた日から起算して15日以内に、主務課は開示の決定をしなければならない。

(3)　決定期間の延長

災害の発生、年末年始の休暇その他のやむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、主務課は、決定期間延長通知書(規則様式第7号)により、請求者に通知するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、1部を総合窓口へ送付するものとする。なお、この場合において、次のことに留意するものとする。

ア　延長期間は、総合窓口等において請求書を受け付けた日から起算して45日以内の範囲内において、必要最小限の期間とすること。

イ　15日以内の決定期間内に、決定期間延長通知書が請求者に到達するようにしなければならないものとすること。

ウ　決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、その理由を具体的に記載すること。

(4)　決定期間の特例延長

著しく大量な開示請求により、事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、主務課は、決定期間特例延長通知書(規則様式第8号)により、請求者に通知するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、1部を総合窓口へ送付するものとする。なお、この場合において、次のことに留意するものとする。

ア　開示請求に係る公文書の開示決定を行う相当の部分は、できる限り多く、かつ、まとまりのある単位のものとすること。

イ　開示請求があった日から45日以内に、対象公文書のすべてについて開示決定を行っても差し支えないものとすること。

ウ　その他については、前記(3)アからウまでに準じて取り扱うものとすること。

(5)　内部調整

開示の決定に当たっては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。

ア　総合窓口への協議

主務課は、開示の決定に当たっては、必ず総合窓口に協議しなければならない。なお、この場合の協議は、当分の間、合議方式とする。

イ　関係課との調整

主務課は、対象公文書が他の課等に関連するものである場合は、当該関係課等と連絡をとり、調整を行うこと。

(6)　第三者情報に係る意見聴取等

対象公文書に村以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、必要に応じ、「5　第三者に関する情報の取扱い」に規定するところにより、当該第三者に対する意見聴取等を行うものとする。

(7)　開示決定の決裁

公文書の開示の決定は、村長部局にあっては、村長の決裁事項とする。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとする。

(8)　決定通知書の記載要領

開示決定通知書(規則様式第3号)、部分開示決定通知書(規則様式第4号)、非開示決定通知書(規則様式第5号)、存否応答拒否決定通知書(規則様式第6号)、及び不存在による不存在決定通知書(規則様式第7号)(以下「決定通知書」という。)は、次により作成するものとする。

(ア)　「開示請求書に記載された公文書の件名等」欄

開示請求書の「公文書の件名又は内容」欄に記載された事項をそのまま記入する。

(イ)　「開示することと決定した公文書の件名」欄

開示請求書の「公文書の件名又は内容」欄に記載された事項をそのまま記入するのではなく、起案文書であれば起案用紙に記載された具体的な標題を記入するなど、公文書が一義的に特定できるよう正確に件名等を記入する。また、同一の標題の公文書が複数対象となっている場合には、起案年月日や文書番号等により、明確に区分できるように工夫する。

(ウ)　「開示の実施方法」欄

文書の写しの交付、電磁的記録を用紙に出力したものの写しの交付、録音テープを専用機器により再生したものの聴取など、開示請求に係る公文書をどのような方法で開示するかを具体的に記入する。

特に、電磁的記録の開示方法については、次のとおり開示の実施方法を限定しているので、開示請求書の「開示の実施方法の区分」欄に記入された開示請求者の希望を尊重しつつ、事前に開示請求者と十分調整することとする。

①　ビデオテープ、録音テープその他映像又は音声を記録した電磁的記録については、視聴又は複製物の交付

②　①以外の電磁的記録については、用紙に出力したものの閲覧又は交付

なお、大量請求に係る事案等については、文書の写しの概数及びその実費負担の概算額を開示請求者に事前に連絡するように努めるものとする。

(エ)　「開示を実施する日時」欄

公文書の開示を実施する年月日及び時刻を記入する。この日時の指定に際しては、主務課の職員が、開示請求者と事前に電話等により調整を行い、通常の勤務時間内で、できるだけ開示請求者の都合のよい日時を指定するように努めるものとする。ただし、決定時までに開示請求者と連絡が取れなかった場合などやむを得ない場合は、「別途調整します。」との趣旨を記入しても差し支えないが、決定後開示の実施までの期間が長くならないよう十分留意する必要がある。

また、第三者に関する情報が記録されている公文書を開示する場合において、当該第三者から反対意見書が提出されているときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間をおかなければならないことに留意する(条例第13条第3項)。

(オ)　「開示を実施する場所」欄

原則として主務課が設置された庁舎の会議室を記入する。ただし、録音テープの聴取、ビデオテープの視聴その他電磁的記録の閲覧等を行うために専用機器を必要とする場合や開示請求者の人数が多い場合、事務事業に支障等がある場合などは、上記以外の場所を開示を実施する場所として指定することができる。

(カ)　「費用見積額」欄

条例第15条に基づく、開示に要する費用見積額を記入する。

(キ)　「担当課」欄

当該開示請求に係る事務を担当する主務課の名称及び電話番号を記入する。主務課等が複数ある場合は、これを併記する。

(ク)　「開示しない部分」欄

開示請求に係る公文書のうち、条例第7条各号の規定に該当し、開示することができない部分の情報を、例えば、「○○申請書に記載された申請者の氏名、住所及び電話番号」のように、具体的に分かりやすく記入する。

大量文書に共通して記録されている情報が非開示となる場合は、当該情報が記録されている公文書の名称を逐一記載する必要はないが、当該情報の内容が開示請求者に理解されるように記入する。

(ケ)　「上記部分を開示しない理由」欄

(1)の欄に記入した情報を開示しない理由について、その根拠規定が条例第7条の第何号であるかを記入するとともに、なぜ当該号に該当するかを分かりやすく誰でも理解できるように具体的に記入する。

条例第7条各号の複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記入する。

(コ)　「備考」欄

(ク)の欄に記入した情報の全部又は一部についての開示が可能となる時期があらかじめ特定できるときは、その時期及び開示を希望する場合は、当該時期以後新たに請求が必要なことを記入する。

その他、当該部分開示決定に関し、開示請求者に通知しておくべき内容があると認められる場合は、当該内容をこの欄に記入する。

(サ)　「応答を拒否する理由」欄

次の二つの理由を記入しなければならない。

①　開示請求に係る公文書の存否を明らかにすることが非開示情報を開示することとなる理由

②　開示請求に係る公文書が仮に存在した場合に適用することとなる非開示情報の条項及び当該条項を適用する理由

(シ)　「公文書不存在の理由」欄

公文書不存在の理由については、次の理由があり得る。

①　当該公文書をそもそも作成又は取得しておらず、実際に存在しない。

②　当該公文書は存在したが、保存年限が経過したために廃棄した。

③　文書等は存在するが、組織的に用いていないなど解釈上、条例第2条第2項に規定する「公文書」に該当しない。

理由の記入にあたっては、上記の①②又は③のいずれに相当するのかが開示請求者に分かるように記入するだけでなく、説明責任を果たす観点から、なぜ作成又は取得していないのかということについても、開示請求者に対して明確になるよう具体的に記入する。

(9)　決定通知書の送付

ア　主務課は、開示の決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、処理簿とともに1部を総合窓口へ送付するものとする。

イ　請求のあった日に公文書の全部を即日開示した場合は、速やかに、処理結果を記録した処理簿を総合窓口へ送付するものとする。

(10)　過去に開示実績のある公文書の取扱い

主務課は、対象公文書が過去に公文書の開示実績があり、直ちに開示又は部分開示ができる公文書については、速やかに、公文書の開示をするよう努めるものとする。この場合において、「(5)　内部調整」及び「(6)　第三者情報に係る意見聴取等」は、省略することができるものとする。

5　第三者に関する情報の取扱い

(1)　意見聴取の実施

主務課は、対象公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、開示の判断を慎重かつ公正に行うため、当該情報が条例第7条各号に該当するかどうかが明らかであるときを除き、必要に応じて、当該第三者に対する意見聴取を実施するものとする。

(2)　意見聴取の方法

意見聴取は、原則として第三者に対し、当該第三者に関する情報が記録されている公文書について、開示請求があった旨などを意見照会書(規則様式第10号)により通知し、開示決定等に係る意見書(規則様式第11号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合において、第三者に対して、1週間以内に当該意見書を提出するよう協力を求めるものとする。

(3)　意見聴取事項

第三者からの意見聴取の内容は、次のとおりとする。

ア　個人に関する情報については、プライバシーの侵害の有無及び程度

イ　法人等に関する情報については、不利益の有無及び程度

ウ　国等に関する情報については、事務事業に係る意思形成に対する支障、事務事業の目的達成の困難性又は公正かつ円滑な執行に対する支障等の有無及び程度

(4)　第三者への通知

主務課は、第三者情報について、意見聴取を行った後に開示決定をした場合は、原則として請求者に対する通知と同時に、当該第三者に開示決定等に係る通知書(規則様式第12号)によりその旨を通知するものとする。なお、非開示決定をした場合にも、第三者との信頼関係を保つ上から、当該通知書により通知するものとする。

6　公文書の開示の方法

(1)　公文書の閲覧の方法

ア　文書及び図画(以下「文書等」という。)の場合

原則として、原本を閲覧に供する。ただし、日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより支障が生ずるおそれがある、汚損等のおそれがある等の理由により、原本を閲覧に供することができないときは、文書等を複写したものを閲覧に供するものとする。この場合において、複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

イ　電磁的記録の場合

電磁的記録の閲覧は、記録された情報を通常の方法により印字装置を用いて紙に出力したものを閲覧に供し、直接、オンライン端末画面等での閲覧は行わないものとする。この場合において、文書等の出力に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

ウ　録音テープ、録画テープ等の場合

録音テープ、録画テープ等の視聴は、容易に対応できる場合にのみ、再生用機器等を用いて視聴に供するものとする。なお、同一の録音テープ、録画テープ等に非開示情報が含まれている場合は、再生機器等による視聴は行わないものとする。

(2)　公文書の写しの作成及び交付の方法

ア　公文書の写しの作成は、原則として主務課の職員が行うものとする。

イ　公文書の写しの作成に当たっては、請求者と電話等により連絡を取り、写しの作成を行う部分について十分に確認をする。

ウ　写しの交付の部数は、対象公文書1件につき1部とする。

エ　写しの交付に要する経費が膨大となるときは、あらかじめその旨を請求者に説明し、了解を取ることとする。

オ　公文書の写しの作成は、当該公文書の原本を乾式複写機により複写して行うものとする。

カ　複写は、原則として片面とし、拡大、縮小等の編集は行わないものとする。ただし、請求者から申出がある場合で、複写作業に著しい支障が生じないと認めるときは、拡大又は縮小をすることにより写しを作成し、交付することができるものとする。

キ　公文書がカラー印刷の場合については、請求者の申出によりカラー印刷に対応した複写機により当該公文書の写しを作成して、これを交付することができるものとする。なお、両面複写は、行わないものとする。

ク　写しを交付する際には、当該写しの余白又は別紙を用いて、写しであることの表示を行うものとする。

ケ　交付の方法は、請求者の希望により、総合窓口等での交付又は郵送による交付のいずれかにより行うものとする。

コ　電磁的記録のダビング、フロッピーコピー等の複製は行わないものとする。

(3)　公文書の部分開示の方法

公文書の部分開示を行う場合における非開示部分の分離及び開示の方法は、原則として次のとおりとする。

ア　開示部分と非開示部分とが同一ページにある場合

(ア)　非開示部分を覆って複写して開示する。

(イ)　該当するページの全部を複写した上で、非開示部分の全体を黒く塗る、又は当該記録中の主要な部分だけを塗りつぶし、それをもう一度複写して開示する。

イ　非開示部分がページ単位にある場合

(ア)　非開示部分を取り外して開示する。

(イ)　非開示部分を文字が判読できないように袋等で覆うなどして開示する。

ウ　同一文書に開示請求の対象となっていない部分がある場合

対象となる情報が記載された公文書全体が開示請求の対象であると解されていることから、請求対象外の部分をすべて削除するのではなく、請求対象の部分と同様の取扱いをする。

7　公文書の開示の実施

(1)　開示の日時及び場所

公文書の開示は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施する。なお、請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合は、主務課は、改めて別の日時を指定することができるものとする。この場合において、改めて決定通知書を送付することは要しないものとするが、変更日時の関係文書への付記及び総合窓口への連絡は必要である。

(2)　開示の準備

主務課の職員は、決定通知書に記載された日時までに、対象公文書を開示場所として指定された場所へ搬入しておくものとする。なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写したものを開示する場合及び公文書の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備するものとする。

(3)　決定通知書の確認

主務課の職員は、来庁した者に対して、決定通知書の提示を求め、請求者本人であること、及び公文書の件名又は内容の確認を行うものとする。

ア　閲覧の実施

主務課の職員は、対象公文書を提示し、請求者の求めに応じて、当該公文書の内容等について説明するものとする。なお、主務課の職員は、原則としてこの閲覧に2人以上立ち会うものとする。

イ　閲覧の中止又は禁止

主務課の職員は、閲覧者に対し、公文書を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。閲覧者が、公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

(4)　開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い

当初の開示請求において、開示の方法の希望が閲覧の請求のみである場合であっても、開示の当日写しの交付を求められたときは、請求書の訂正を求めてその場で写しを交付して差し支えないものとする。

8　費用徴収

(1)　費用の額

条例第15条の規定による公文書の写しの作成又は送付に要する費用の額は、規則第7条及び別表に定めるとおりとする。

(2)　徴収の方法

公文書の写しの作成及び送付に要する費用は、次の方法により徴収するものとする。

ア　総合窓口で写しを交付する場合

総合窓口で写しを交付する場合は、公文書の写しの作成に要する費用を現金で徴収するものとし、徴収後、公文書の写しに領収書を添えて請求者に交付するものとする。

イ　郵送により写しを交付する場合

郵送により写しを交付する場合は、現金(写しの送付に要する費用については、原則として郵便切手により徴収するものとする。)で徴収するものとし、主務課は、納入等を確認の後、公文書の写しに領収書を添えて、請求者に送付するものとする。

(3)　歳入科目

歳入科目は、次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)雑入

第4　審査請求があった場合の取扱い

開示決定等の処分について審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

1　審査請求書の受付

審査請求書(規則様式第13号)は、原則として総合窓口で一括して受け付けるものとする。

2　受付後の審査請求書の取扱い

(1)　受付後の審査請求書の取扱い

ア　総合窓口は、受け付けた審査請求書の原本とともに審査請求処理簿(様式第3号)を直ちに主務課へ送付するものとする。

イ　主務課は、審査請求書が形式的要件を満たしていることを確認した上、役場処務規程に基づき収受の手続を行うものとする。

(2)　審査請求処理簿への記載

主務課の情報公開主任は、総合窓口から審査請求処理簿の送付を受けたときは、当該審査請求処理簿に必要事項を記載して、「決定」欄の記入が終了した時点で、総合窓口まで返送するものとする。また、主務課は、常に審査請求に係る処理経過等が把握できるように、当該審査請求処理簿の写しを保管しておくものとする。

3　審査請求の形式要件審査等

(1)　記載事項の確認

主務課は、次の要件について確認の上、審査請求書を受理するものとする。

ア　審査請求書の記載事項の確認

(ア)　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ)　審査請求に係る処分の内容

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及び内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団又は財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

イ　審査請求人の押印の有無

ウ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

エ　審査請求期間内(開示決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内又は処分があった日の翌日から起算して1年以内)の審査請求かどうか。

(2)　審査請求書の補正

主務課は、当該審査請求が、前記(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　審査請求についての却下の裁決

主務課は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第45条の規定に基づき、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求についての却下の裁決を行い、審査請求却下通知書(様式第4号)により審査請求人に通知するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、1部を総合窓口へ送付するものとする。

ア　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ　補正命令に応じなかった場合

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(4)　審査請求の受理

主務課は、審査請求書が前記(1)の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに、次の手続に入らなければならない。

4　原処分の再検討

(1)　主務課は、審査請求書を受理したときは、直ちに原処分である当該審査請求に係る決定の再検討を行うものとする。

(2)　再検討の結果、実施機関が、南阿蘇村情報公開審査会に諮問するまでもなく、審査請求の全部認容決定を行い、自主的に原処分である非開示決定又は部分開示決定を取り消し、全部開示決定又は審査請求人の主張を満たした部分開示決定を行う場合は、南阿蘇村情報公開審査会への諮問は、不要とする。

(3)　前記(2)の決定に当たっては、事前に総合窓口に協議するものとする。

5　南阿蘇村情報公開審査会への諮問

主務課は、不作為に対する審査請求である場合、前記3―(3)により審査請求を却下する場合及び4―(2)に該当する場合を除き、審査請求書を受理したときは、次に定めるところにより、速やかに南阿蘇村情報公開審査会(以下「審査会」という。)に諮問するものとする。

(1)　審査請求諮問書の作成

主務課は、次に掲げる事項を記載した情報公開審査会諮問書(規則様式第14号。以下「諮問書」という。)を作成するものとする。

ア　審査請求に係る処分の対象となった公文書の件名又は内容

イ　審査請求に係る処分の内容並びに趣旨及び理由

ウ　その他必要な事項

(2)　諮問書の提出

主務課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して、総合窓口へ提出するものとする。

ア　審査請求書の写し

イ　開示請求書の写し

ウ　開示決定通知書、部分開示決定通知書、非開示決定通知書、存否応答拒否決定通知書、不存在決定通知書又は第三者関係通知書の写し

エ　その他必要な書類(審査請求の対象となった公文書の写し等)

6　審査会の意見聴取等への対応

主務課の職員は、条例第18条第4項により、審査会から、意見若しくは説明を求められた場合又は処分に係る公文書等必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

7　審査会の答申

総合窓口は、審査会から答申があった場合は、直ちに、答申書を主務課に送付するものとする。

8　審査請求に対する裁決

(1)　主務課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重して、当該審査請求に対する裁決を行うものとする。この決定に当たっては、総合窓口に協議するものとする。なお、この場合の協議は、当分の間、合議方式とする。

(2)　審査請求に対する裁決は、村長部局にあっては、村長の決裁事項とする。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとする。

(3)　審査請求に対する裁決を行った場合は、主務課は、裁決書(規則様式第16号)により、速やかに審査請求人に通知するとともに、その写しを2部作成し、写しの1部を保管の上、1部を総合窓口に送付するものとする。

(4)　主務課は、前記第3―5に基づき、意見の聴取等を行った第三者に関する情報が記録されている公文書について、審査請求に係る決定を変更することになった場合は、その旨を当該第三者に通知するものとする。この場合において、当該開示決定の日と開示を実施する日との間には、少なくとも2週間を置かなければならない。なお、第三者に関する情報が記録されている公文書に係る開示決定に対して、当該第三者から審査請求があった場合は、審査請求が提起されただけでは開示の実施は停止されないので、審査請求の受付に当たり、審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を、審査請求人に対して説明するものとする(行政不服審査法第25条第1項及び第2項)。

第5　検索資料の作成

1　検索資料の作成

主務課は、毎年5月末までに前年度の保管文書通知書、目次(文書目次)等を検索資料として整備するものとする。なお、整備にあたっては、文書管理システムを使用するものとする。

2　検索資料送付上の留意点

主務課は、検索資料を送付するに当たっては、村民の閲覧に適するよう、当該検索資料に記載された個人名、法人名その他の事項から、非開示情報が判明することのないよう、該当情報を削除する等必要な措置を講ずるものとする。

3　検索資料の配置

総合窓口では、各実施機関が保有する対象公文書の検索資料を整備し、一般の閲覧に供するものとする。

第6　運用状況の公表

1　運用状況の取りまとめ

総合窓口は、各実施機関における前年度の情報公開制度の運用状況を取りまとめるものとする。

2　公表の方法

総合窓口は、毎年度9月末日までに、次の事項について、前年度の運用状況を広報紙に掲載することにより、公表するものとする。

(1)　開示請求の件数

(2)　開示請求に対する決定状況

(3)　審査請求の件数及び決定状況

(4)　その他必要な事項

第7　情報公開主任

1　設置

(1)　情報公開に係る円滑な対象公文書の特定及び的確かつ統一的な可否判断を行うとともに、行政資料の提供等の情報提供施策を充実させ、もって情報公開を総合的に推進するため、各主務課に、情報公開主任を置く。

(2)　情報公開主任は、課長が指名した者をもって充てるものとする。

2　職務

情報公開主任は、次の職務を行うものとする。

(1)　公文書開示制度に関する事務

ア　開示請求に係る対象公文書の特定作業に関すること。

イ　開示請求に係る対象公文書の可否の判断及び調整に関すること。

ウ　総合窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。

エ　その他公文書開示制度に係る事務の指導に関すること。

(2)　情報提供施策の充実に関する事務

ア　行政資料等の提供に関すること。

イ　有償刊行物の頒布に関すること。

ウ　総合窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。

エ　その他情報提供施策の充実に係る事務の指導に関すること。

第8　情報提供窓口としての機能の充実

1　総合窓口における情報提供

総合窓口においては、情報公開に関する相談、案内、受付等だけでなく、村民のニーズの高い行政資料や統計資料を配架するとともに、各課等が提供している行政情報も含め、次のとおり村政情報を総合的に提供できるよう努めるものとする。

(1)　行政資料等に関すること。

ア　行政資料、統計資料の収集、管理及び配架に関すること。

イ　行政資料等の目録の整備に関すること。

ウ　行政資料等の貸出事業に関すること。

エ　パンフレット、リーフレット類の配架に関すること。

(2)　有償刊行物の頒布事業に関すること。

(3)　その他各種村政情報の案内等に関すること。

附則

附則(平成28年3月31日訓令第7号)