○南阿蘇村文書管理規程
平成17年4月1日
訓令第48号
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書の収受(第11条―第14条)
第3章 起案及び回議(第15条―第24条)
第4章 浄書及び発送(第25条―第29条)
第5章 文書の整理、編さん及び保存(第30条―第41条)
第6章 補則(第42条・第43条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、文書類の収受、配付及び作成、発送並びに保存等、文書事務の処理について基本的な事項を定め、適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。
(1) 文書 村において受領し、発送し、保管し、又は保存する全ての文書(帳簿、図書等を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 公文書 村の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、村の職員が組織的に用いるものとして村が管理しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ アに掲げるもののほか、一般の利用に供することを目的として管理されているもの
(3) 完結 事案の処理を要しない文書にあっては供覧の終了を、事案の処理を要する文書であり施行を要しないものにあっては決裁の終了を、施行を要するものにあっては施行の終了をいう。
(4) 保管 完結文書及び未完結文書を課内において整理し、保管しておくことをいう。
(5) 置換え 保管期間が満了した文書を課内から文書書庫に移すことをいう。
(6) 保存 保管期間が経過した文書のうち保存年限が満了していない文書を保存書庫において保存することをいう。
(7) 課 南阿蘇村役場課設置条例(平成17年南阿蘇村条例第5号)第1条に規定する課及び南阿蘇村会計課組織規則(平成17年南阿蘇村規則第3号)第1条の会計課をいう。
(8) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムで、総務課が管理するものをいう。
(9) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(国及び地方公共団体の組織的ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。)の電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(10) 電子署名 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(公文書の種類)
第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公示文
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
イ 公告 告示以外のもので一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文
ア 訓令 村長が所属の機関又は職員に対して指揮命令するものをいう。
イ 達 村長が特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、停止、取消し、変更等の処分をするものをいう。
ウ 指令 村長が特定の個人、法人若しくは団体の申請又は願出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 通達文
ア 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理上の方針、細目等を指示するものをいう。
イ 依命通達 村長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項を、その補助機関が市長の命を受けて当該機関名をもって行うものをいう。
(5) 往復文
ア 照会 一定の事項について特定の相手方(以下「相手方」という。)に問い合わせるものをいう。
イ 回答 照会、依頼又は協議に対して答えるものをいう。
ウ 諮問 審議会、協議会その他の附属機関に対し、一定の事項について意見を求めるものをいう。
エ 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるものをいう。
オ 報告 ある事実についてその経過等を相手方に知らせるものをいう。
カ 協議 一定の事項を打ち合わせ、相手方の同意を求めるものをいう。
キ 申請 許可、認可、承認、補助等の一定の行為を求めるものをいう。
ク 進達 特定の個人又は団体から受理した書類を上級行政庁に取り次ぐものをいう。
ケ 建議 諮問機関等がその属する機関に対して自発的に意見を申し出るものをいう。
コ 副申 進達する文書に意見を添えるものをいう。
サ 勧告 行政機関が権限に基づき一定の事項について相手方に対してある処置を勧め、又は促すものをいう。
シ 通知 一定の事項を相手方に知らせるものをいう。
ス 依頼 ある一定の行為の実現を相手方に依頼するものをいう。
セ 願い・届け ある一定の事項を願い出る(届け出る)ものをいう。
ソ その他送付、督促、請求等を行うもの
(6) 内部文
ア 復命 上司から命ぜられた用務の遂行の経過等を報告するものをいう。
イ 事務引継 職員が退職し、又は異動した場合において、担当事務を後任者又は所属長の指名する者に引き継ぐものをいう。
ウ 上申 上級機関又は上司に対して意見又は事実を述べるものをいう。
エ 内申 主として課内の人事関係事項について上申するものをいう。
オ 供覧 上司の閲覧に供するものをいう。
カ 回覧 職員の相互に見せ合うものをいう。
キ 辞令 職員の身分、給与その他の異動についてその旨を記載して本人に交付するものをいう。
ク その他課等において事務処理の手続上作成するもの
(7) その他の公文
ア 書簡文 案内状、礼状、依頼状等
イ 挨拶文 式辞、祝辞、訓辞等
ウ 表彰文 表彰状、感謝状、賞状等
エ 契約文 契約書、協定書、覚書等
オ 証明文 証明書、証書等
カ 議案文
キ その他職員が職務上作成するもの
(文書取扱いの原則)
第4条 文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、事務が円滑適正に行われるよう処理しなければならない。
2 文書は、常に整理し、その所在及び処理状況を明らかにし、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。
(総務課長等の職務)
第5条 総務課長は、文書の収受、配布及び審査並びに文書の保存、廃棄の事務を統制する。
2 総務課長は、文書事務の取扱い状況に関して必要な調査を行い、その結果に基づいて、当該課長に対し、必要な処理を求めることができる。
3 課長は、常に所管する課における文書事務の円滑、適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。
4 課長は、文書管理システムに入力し、記録することにより、文書の収受又は発送の経過を明らかにして文書事務を管理するものとする。
(文書取扱担当者)
第6条 課における文書事務を円滑、適正に行わせるため、各課に文書取扱担当者を置く。
2 文書取扱担当者は、文書事務を担当する課員のうちから課長が選任する。
(文書取扱担当者の職務)
第7条 文書取扱担当者は、課長の命を受けて、その課における次の事務を処理しなければならない。
(1) 配布を受けた文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(4) 文書事務の処理の促進に関すること。
(5) その他文書の取扱いに関し必要なこと。
(総合行政ネットワーク文書の受信等)
第8条 文書取扱担当者は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されている場合には、当該電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(公文書の記号及び番号)
第9条 公文書には、次により記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(1) 条例、規則、告示、公告及び訓令には、村名を冠し、それぞれ総務課備付けの条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿、公告番号簿又は訓令番号簿(様式第1号)により番号を付ける。
(2) 達及び指令には、村名を冠し、総務課備付けの達番号簿及び指令番号簿(様式第2号)により番号を付ける。
(3) 通達文及び往復文には、村名及び課等名の首字等を付し、文書管理システム又は文書収発簿(様式第3号)により番号を付ける。
2 前項各号に掲げる公文書以外の公文書で記号及び番号を付ける必要があるものは、あらかじめ主管課長の承認を得て、文書収発簿によって記号及び番号を付けることができる。
3 文書に付ける番号は、その事件の完結するまで使用し、往復の回数に従い順次支号を付ける。
4 文書の番号は、条例、規則、告示及び訓令にあっては暦年により、それ以外の文書にあっては会計年度ごとに更新する。
(記名)
第10条 公文書の記名は、原則として村長名及び村名を用い、往復文等で特に軽易なものについては、課長名を用いることができる。
第2章 文書の収受
(文書等の収受)
第11条 村役場に到達した文書、金券及び物品等は、総務課において受領し、次により処理しなければならない。ただし、持参達による文書、成規及び定例の証明書、申請書、届出等は、各課において受領し、収受することができる。
(1) 文書は、総務課において開封の上、各課に配布するものとし、文書が配布された課は、その余白に受付日付印(様式第4号)を押し、文書管理システムに所要事項を登録し、又は文書収発簿に必要事項を記載しなければならない。
(3) 訴願、訴訟、審査請求その他収受の日時が権利の得失又は変更に関係を有する文書は、第1号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して文書取扱担当者が押印し、その封皮を添付する。
(4) 2以上の課に関連する文書及び物品等は、関係の重い課に配布しなければならない。この場合において、その軽重の分かち難いものは、上司の指揮を受けなければならない。
2 文書取扱担当者は、収受した文書を遅滞なく、順次、上司の閲覧に供しなければならない。
(送料未納等の取扱い)
第12条 送料の未納又は不足の文書、物品等は、公務に関係があると認められるものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。
(転送)
第13条 配布を受けた文書中にその主管に属さないものがあるときは、その事由を付して、課長検印の上、直ちに総務課長へ返付しなければならない。
(登録を要しない文書の取扱い)
第14条 収受すべき文書のうち、次に掲げるものについては、第11条第1項第1号及び第2号の規定による処理を省略することができる。
(1) 通知書、案内書その他これに類するもので軽易と認められるもの
(2) 基本台帳に関する届書、申請書、通知書
(3) 新聞、雑誌その他これらに類するもの
(4) 広告物その他これらに類するもの
(5) 前各号に定めるもののほか、保管の必要を認めないもの
第3章 起案及び回議
(文書の処理)
第15条 各課長は、閲覧した文書について、遅滞なく自ら処理するものを除くほか、処理方針を示して、これを課員に配布しなければならない。
2 文書の配布を受けた主務者は、速やかに起案その他必要な措置を取らなければならない。
(文書の起案)
第16条 文書の起案は、起案用紙(様式第6号)を用いなければならない。ただし、次に掲げるもの及び起案用紙を用いることが適当でない場合は、この限りでない。
(1) 成規及び定例のあるもの又は簡易な文書で処理案を余白に朱書して処理できるもの
(2) 定例的なもので所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、書式が定められているもの
(回議)
第17条 起案した文書(以下「回議案」という。)は、関係課員に回議した後、上司の決裁を受けなければならない。この場合において、事案が秘密を要するもの、事案について説明を要するもの又は緊急を要するものは、起案者又はその上司が当該回議案を自ら持ち回り決裁を受けなければならない。
(合議)
第18条 他の課に関係のある回議案は、主管課長の決裁完了後、その関係の課に合議し、又は回覧しなければならない。
2 合議又は回覧を受けた課は、遅滞なくこれを閲了しなければならない。
3 合議案に対し異議のあるときは、口頭をもって協議し、協議の整わないときは、上司の決裁を受けるものとする。
(回議又は合議における訂正)
第19条 回議案の回議又は合議を受けた者が、その記載事項のうち、金額その他重要な事項を訂正するときは、朱書し、訂正者は、訂正箇所に押印しなければならない。
(合議における訂正)
第20条 前条の規定により合議を受けた課において訂正するときは、合議をした主管課に協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。
(後閲)
第21条 回議又は合議を受けた事項について代決した場合は、代決者は、回議案の当該箇所の上部に「後閲」と朱書しなければならない。
2 前項の規定により代決した回議案は、上司の登庁後、遅延なく閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(専決者及び代決者が不在のときの手続)
第22条 決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、急施を要するものについては、その不在の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。この場合において、前条第2項に準じて速やかに後閲を受けなければならない。
(再回)
第23条 合議を受けた課において、再度その結果を知る必要があるときは、合議をした主管課長欄の上に「再回」と朱書しなければならない。
2 前項の規定により再回を要する文書は、決裁後、合議をした主管課に回覧しなければならない。
(廃案等)
第24条 回議案が回議又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者が、当該回議案の上部欄外に「廃案」又は「要旨変更」と朱書し、かつ、回議又は合議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。
第4章 浄書及び発送
(浄書及び校合)
第25条 決裁文書で浄書を要するものは、各課において行わなければならない。
2 浄書した文書は、各課が原議書と校合しなければならない。
(文書の日付)
第26条 文書の日付は、施行の日を用いなければならない。
(公印の押印)
第27条 公文書には、南阿蘇村公印規程(平成17年南阿蘇村訓令第6号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印を省略することができる。
(1) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡
(2) 刊行物、資料等の送付文書
(3) 多量に配布するお知らせ文等
(4) 報告、照会、回答その他特に法的効果を有しない文書
(5) 対内文書において、許可、認可、承認その他行政処分に関する文書以外のもの
(6) その他軽易な文書
2 契約書等の重要な施行文書について、抜取り又は差し込みを防止し、連続を認証するため、当該施行文書の継ぎ目又はとじ目に公印を押すものとする。
3 重要な施行文書が決裁文書と校合され、施行されたことを認証するため、当該決裁文書と当該施行文書とに半分ずつに掛けて契印を押すものとする。
(電子署名)
第28条 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与しなければならない。ただし、前条第1項ただし書に該当する文書については、この限りでない。
2 施行する文書に電子署名の付与を受けようとする者は、当該文書に係る決裁文書を添えて文書取扱担当者に回付し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 文書取扱担当者は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書と当該文書に係る決裁文書とを対照して審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
(発送文書の取扱い)
第29条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、各課において持参達又は直接に交付することが適当であるものを除くほか総務課において発送の手続をとるものとする。
2 各課長は、第27条第1項ただし書の文書のうち緊急性を有し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリにより送信することができる。
3 各課長は、第27条第1項ただし書の文書のうち、公印を押印しない文書については、電子メールにより送信することができる。
4 総合行政ネットワーク文書の文書交換システムにより文書を発信するときは、文書取扱担当者が必要に応じて行うものとする。
第5章 文書の整理、編さん及び保存
(完結文書の編さん)
第30条 完結した文書は、各課において次の各号により編さんしなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び訓令にあっては暦年により、それ以外の文書にあっては会計年度ごとに編綴しなければならない。
(2) 簿冊は、おおむね10センチメートルの厚みを限度としてこれを編綴するが、紙数に応じて数年分を一括し、又は1年分を適宜分綴することができる。この場合において、数年分を一括したものには年ごとに色紙等で区分し、分綴したものには分綴数に従って番号を付けなければならない。
(3) 編綴した簿冊の背表紙に、次に掲げる事項を記載したタイトルラベル(様式第7号)を貼付しなければならない。
ア 常用区分
イ 作成年度
ウ 完結年度
エ 分類記号(大分類、中分類、小分類及び細分類)
オ 簿冊名(細分類名)
カ サブタイトル(必要に応じて記載する。)
キ 保存年限
ク 廃棄年度
ケ 所属名
(文書種別及び保存年限)
第31条 文書の種別及び保存年限は、法令等で保存年限が定められているものを除き、次のとおりとする。
(1) 第1種 30年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 保存年限の算定については、文書の処理が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日をもって起算日とする。
3 各課長は、保存年限が満了した文書について更に継続して保存する必要があると認めるときは、総務課長と協議の上、保存年限を変更することができる。
(保存基準)
第32条 前条第1項の保存種別に基づく文書保存基準は、おおむね次のとおりとする。
第1種(30年保存)
(1) 村議会に関する重要なもの
(2) 条例、規則、告示、訓令、達、指令の原議及び関係書類
(3) 郷土史の資料となるもの
(4) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通牒及び往復文書で30年保存の必要のあるもの
(5) 村の広報
(6) 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの
(7) 退職金及び遺族年金、扶助料に関するもの
(8) 褒賞及び儀式に関する文書
(9) 審査請求、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの
(10) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
(11) 事務引継に関する重要なもの
(12) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
(13) 財産、営造物及び村債に関するもの
(14) 村税、徴収に関する特に重要なもの
(15) 寄附、受納に関する重要なもの
(16) 認可、許可又は契約に関するもの
(17) 隣接市町村との分合に関するもの
(18) 事業及び事業計画に関する重要なもの
(19) 工事に関する特に重要なもの
(20) 原簿、台帳等で特に重要なもの
(21) 保存簿冊目録、保管簿冊目録
(22) 法令に基づく各種台帳
(23) その他30年保存の必要を認められるもの
第2種(10年保存)
(1) 村議会に関するもの
(2) 備品の出納に関する重要なもの
(3) 予算、決算及び出納に関する重要なもの
(4) 補助金に関する重要なもの
(5) 職階、進退、身分等の人事に関するもの
(6) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
(7) 官報、県報
(8) 原簿、台帳等で重要なもの
(9) 徴税その他公租、公課に関するもの
(10) その他10年保存の必要を認められるもの
第3種(5年保存)
(1) 補助金に関するもの
(2) 調査、統計、報告、証明等に関するもの
(3) 財産、営造物に関するもので、第1種以外のもの
(4) 給与に関する重要なもの
(5) 重要文書の発受に関するもの
(6) 工事又は物品に関するもの
(7) その他5年保存の必要を認められるもの
第4種(3年保存)
(1) 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの
(2) 予算、決算及び出納に関するもの
(3) 給与に関するもの
(4) 照会、回答その他往復文書に関するもの
(5) 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の願及び届に関するもの
(6) その他3年保存の必要を認められるもの
第5種(1年保存)
(1) 文書の収受、発送処置に関するもの
(2) 忌報、身分、住所等の届に関するもの
(3) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
(4) 消耗品、受払に関する特に軽易なもの
(5) 軽易な照会、回答その他の文書
(6) 処理を終わった一時限りの願、届及びこれに関するもの
(常用文書)
第33条 各課長は、次に掲げる文書を常用文書として指定することができる。
(1) 複数年度にわたる事業の簿冊、毎年の文書量が極めて少ない事務関係の簿冊等で、同じ簿冊に複数年又は複数年度の文書をとじ込んで管理することが適当であると認められるもの
(2) 台帳、名簿等の簿冊で常に課内に常置しておく必要がある使用頻度の高いもの
2 常用文書は、未完結簿冊と完結簿冊に区分する。
3 常用文書は、当該文書が完結したときは、速やかにその簿冊のタイトルラベルに完結年度及び廃棄年度を記入し、その整理、保管、置換え、保存、廃棄等については、常用文書以外の文書と同様に取り扱わなければならない。
(文書の保管)
第34条 文書の保管は、各課において次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 主務者は、毎年5月31日までに保管簿冊目録(様式第8号)を作成し、文書取扱担当者に提出する
(2) 文書取扱担当者は、保管簿冊目録と簿冊を対照し、確認した上で、保管簿冊目録を総務課長に提出する。
(3) 総務課長は、提出された保管簿冊目録の適否について審査した上で、文書取扱担当者に必要な指示をする。
2 保管の期間は、原則として保存年限起算日から2年間とし、各課において決められた定めに基づき保管し、又は閲覧の管理を行う。
3 常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。
(文書の置換え)
第35条 文書の置換えは、前条の保管期間が経過した文書のうち保存年限が満了していない文書について、毎年6月1日から7月31日までの文書整理期間内に、各課において行うものとする。
2 文書の置換えは、次に掲げる方法により行う。
(1) 総務課長は、置換えを行うべき簿冊について、保管簿冊目録を基に文書取扱担当者に指示する。
(2) 文書取扱担当者は、保管簿冊目録を確認した上で課員を指揮し、総務課長の指定する日に文書書庫に運び、その指定する場所に収納する。
(3) 文書取扱担当者は、置換えた簿冊について確認した上で、保存簿冊目録(様式第9号)を作成し、その写しを総務課長に提出する。
(文書の保存)
第36条 各課は、置換えを行った文書を、それぞれ当該文書の保存年限に従って保存年限が満了するまでの間、保存しなければならない。
(文書の借覧)
第37条 保存文書を借覧しようとする者は、各課備付けの保存簿冊借覧簿(様式第10号)に所要事項を記載し、当該課長の承認を受けなければならない。
(文書の持ち出し又は閲覧の制限)
第38条 保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を管理する課長の承認を得たときは、この限りでない。
2 保存文書は、法令に特別の定のあるものを除くほか、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、村長の承認を得たときは、この限りでない。
(文書の廃棄)
第39条 文書の廃棄は、毎年6月1日から7月31日までの文書整理期間内に、各課において行うものとする。
2 文書の廃棄は、次に掲げる方法により行う。
(1) 総務課長は、廃棄を行うべき簿冊について、保管簿冊目録及び保存簿冊目録を基に文書取扱担当者に指示する。
(2) 文書取扱担当者は、課員を指揮し、保管簿冊目録及び保存簿冊目録に示されている保存期間が経過した簿冊について、廃棄が適当であるかを確認する。
(3) 各課は、廃棄が適当であると判断された簿冊を、総務課長が指定する日に、その指定する場所に搬出する。
(4) 文書取扱担当者は、保管簿冊目録及び保存簿冊目録に作業結果に応じ廃棄年月日を記入し、その写しを総務課長に提出する。
3 各課長は、保存年限が満了していない文書であっても保存の必要がないと認めるものは、総務課長と協議の上、廃棄することができる。
(文書廃棄上の留意事項)
第40条 廃棄する文書で秘密に属するもの、他に悪用されるおそれのあると認めるものは、その全部若しくは一部を塗り消し、切断し、又は焼却する等適当な方法で処理しなければならない。
(簿冊情報の変更)
第41条 文書取扱担当者は、保管、置換え又は廃棄により簿冊情報の変更が必要な場合には、簿冊変更届(様式第11号)を作成し、総務課長に提出しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定により簿冊変更届の提出があった場合において、変更が適当であると認めるときは、当該簿冊のタイトルラベルの修正を文書取扱担当者に指示するものとする。
3 文書取扱担当者は、簿冊情報を変更した場合において、総務課長に提出済みの保管簿冊目録又は保存簿冊目録に修正が生じるときは、当該簿冊目録を修正し、その写しを総務課長に提出しなければならない。
第6章 補則
(例外規定)
第42条 この訓令の規定により行うこととされている文書の取扱いに関する事務について、文書管理システムで処理することができる場合は、文書管理システムにより行うことができる。
2 総務課長は、文書取扱いについて、この訓令に定めるところによることができない場合は、村長の承認を受けて、別の方法により処理することができる。
(その他)
第43条 この訓令の施行に関し必要な事項は、村長が定める。
附則
1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
2 南阿蘇村役場処務規程(平成17年2月13日訓令第1号)は、廃止する。
附則(平成19年3月30日訓令第6号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(南阿蘇村文書管理規程の一部改正に伴う経過措置)
2 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号。以下「改正法」という。)附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者が在職する間における第1条の規定による改正後の南阿蘇村文書管理規程第13条第6号の規定の適用については、当該収入役として在職するものとされた者は、同号に規定する会計管理者とみなす。
附則(平成24年6月7日訓令第14号)
この訓令は、平成24年7月9日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第9号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年2月1日訓令第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和4年4月1日訓令第6号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
