○南阿蘇村戸籍事務電子情報処理組織の運営に関する規程
平成17年2月13日
訓令第15号
(目的)
第1条 この訓令は、南阿蘇村電子計算組織の管理運営に関する規則(平成17年南阿蘇村規則第13号)に定めるもののほか、戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍総合システム」という。)に係るデータの保護に関し必要な事項を定め、戸籍総合システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍若しくは改正原戸籍に関する磁気情報をいう。
(2) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、オペレーション手順書、操作説明書等の戸籍総合システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍総合システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の編製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍データ並びに戸籍総合システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、住民福祉課長をもって充てる。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況及び戸籍データに関する機器について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的又は随時点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍総合システムのプログラムの障害の有無について定期的又は随時点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(ファイル及び出力帳票の保管)
第6条 保護管理者は、ファイル及び出力帳票の保管及び廃棄について、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) ファイル及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) ファイル出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により、適正に管理すること。
(3) ファイル及び出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法等により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合には、外部に情報が流出することのないよう適正に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置取扱責任者の指定等)
第8条 保護管理者は、端末装置の適正な管理をするため、端末装置取扱責任者を指定しなければならない。
2 端末装置取扱責任者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することのできる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は、磁気記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理及び秘匿)
第9条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 パスワードは、1年間を限度として更新し、保護管理者は、そのパスワードの設定、更新、発行、保管等を厳重に管理しなければならない。
3 端末装置の操作者は、自分のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(指導研修)
第10条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、業務上必要な研修を実施するものとする。
(操作教育)
第11条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、適正な電子情報処理組織の操作について、必要な指導教育を実施するものとする。
附則
この訓令は、平成17年2月13日から施行する。
附則(平成21年1月26日訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成21年2月1日から施行する。