○南阿蘇村住民基本台帳等の閲覧事務取扱要領
平成22年4月1日
訓令第6号
南阿蘇村住民基本台帳等の閲覧事務取扱要領(平成17年南阿蘇村訓令第14号)の全部を次のように改正する。
(目的)
第1条 この訓令は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し、必要な事項を定めることにより、村民の個人情報を保護し、閲覧が不当な目的に利用されることを防止するとともに、適切かつ円滑な事務処理を行うことを目的とする。
(閲覧に供する書類)
第2条 閲覧に供する書類は、法第11条第1項に規定する住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧台帳」という。)とする。
2 配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年法律第31号)又はストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)の被害者のうち、その者に係る支援措置を行っている者については、前項に定める閲覧台帳から除外する。ただし、国又は地方公共団体の機関による閲覧の場合は、この限りでない。
(閲覧日時)
第3条 閲覧日時は、月曜日から金曜日までの午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までとする。ただし、国又は地方公共団体の機関による閲覧の場合は、この限りでない。
2 前項の規定にかかわらず、事務の執行に支障をきたす場合は、閲覧を制限することができる。
2 閲覧の予約は、閲覧を希望する日の1か月前から1週間前まで受け付けるものとし、1日につき1件を限度とする。ただし、法第11条第1項の掲げる機関から閲覧請求があった場合は、この限りでない。
(閲覧人数)
第5条 閲覧できる人数は、1件の申請につき2名までとする。
(個人又は法人による閲覧の申出)
第7条 法第11条の2第1項に規定する個人又は法人による閲覧の申出(以下「閲覧の申出」という。)は、次に掲げる書類を提出することにより行うものとする。
(1) 住民基本台帳閲覧申出書(様式第3号)
(3) 閲覧の申出を行う者(以下「申出者」という。)が法人の場合は法人格を有することを証する書面(申出の日から3か月以内に発行したものに限る。)又はその写し
(4) 調査研究のための閲覧にあっては調査要項等その概要の分かる資料
(5) その他村長が適当と認める書類
2 前項の誓約書は、次に掲げる要件が満たされていなければならない。
(1) 閲覧した内容について目的以外には使用しない旨を誓約していること。
(2) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第23条に規定する安全管理措置義務を果たしていること。
(3) 閲覧した内容について第三者への提供はしない旨を誓約していること。
(4) 閲覧に起因する問題が発生した場合には、閲覧した者がその問題に対して真摯に対応する旨を誓約していること。
(申出の審査)
第8条 村長は、閲覧の申出があった場合は、法第11条の2第1項各号及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号。以下「公益性告示」という。)に照らし、当該申出が相当であるか審査しなければならない。
2 法第11条の2第1項第3号に規定する村長が定めるものは、次のとおりとする。
(1) 集合住宅の管理組合が管理業務を行うために当該集合住宅の居住者を確認する必要があって他に手段がない場合の確認
(2) 郵便物が誤配される等の理由により自らの住所に無断で住所を置いている者の有無の確認
(3) その他営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち村長が相当と認めるもの
(閲覧の拒否)
第9条 村長は、次に該当する場合は、閲覧を拒否することができる。
(1) 法第11条の2第1項に規定する個人又は法人の申出による閲覧にあっては、同項各号及び公益性告示に照らし当該申出が相当であると認められない場合
(3) 次条に規定する閲覧者の本人確認が行えない場合
(4) 過去において第11条に規定する遵守事項に違反した場合
(5) 既に閲覧者がいて、閲覧する環境が整わない場合
(6) その他、村長が当該請求又は申出を拒否するに足りる相当な理由があると認める場合
(閲覧者の本人確認)
第10条 閲覧台帳の閲覧を行う者(以下「閲覧者」という。)は、閲覧を行う際に、次に掲げる書類を提示しなければならない。
(1) 法第11条に基づく閲覧者にあっては、国又は地方公共団体の職員証(本人の顔写真が貼付されたもの。顔写真がない場合にあっては当該国又は地方公共団体の機関への電話照会等により確認するものとする。)
(2) 法第11条の2に基づく閲覧者にあっては、次に掲げるいずれかの書類
ア) 住民基本台帳カード、個人番号カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の顔写真が貼付されたものに限る。)
イ) 郵便その他村長が適当と認める方法により当該閲覧者に文書で照会した回答書(様式第5号)及び村長が適当と認める書類
(閲覧者の遵守事項)
第11条 閲覧者は、閲覧に際し、次の事項を遵守しなければならない。
(1) 指定された場所で閲覧し、閲覧場所での飲食、喫煙及び携帯電話等の使用はしないこと。
(2) 閲覧台帳を書き写すときは、閲覧台帳の一部を抜き取り、汚損、毀損又は書き加えをしないこと。
(3) 他の名簿等を持ち込み、閲覧台帳と照合する等の行為をしないこと。
(4) 閲覧場所でのカメラ、複写機、録音機等の使用はしないこと。
(5) 閲覧により書き写した紙片等を閲覧後直ちに職員に提示すること。
(6) 閲覧者は第1号で指定した場所を離れるときは、個人情報が漏えいしないよう措置すること。
(7) 職員の事務の妨げとなるような行為をしないこと。
(8) その他職員の指示に従うこと。
2 閲覧者が前項各号の遵守事項に違反したときは、職員は直ちに閲覧を中止させることができる。
(公表)
第12条 村長は、年1回、次に掲げる事項を村広報紙等により公表する。
(1) 法第11条第1項に規定する国又は地方公共団体の請求による閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)にあっては、当該請求をした国又は地方公共団体の機関の名称、請求事由の概要、閲覧年月日、閲覧に係る住民の範囲
(2) 法第11条の2第1項に規定する個人又は法人の申出による閲覧(同項第3号に掲げるものを除く。)にあっては、申出者の氏名、利用目的の概要、閲覧年月日、閲覧に係る住民の範囲
(閲覧手数料)
第13条 閲覧手数料は、南阿蘇村手数料徴収条例(平成17年南阿蘇村条例第53号)の定めるところによる。
附則
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成27年12月25日訓令第12号)抄
(施行期日)
第1条 この訓令は、平成28年1月1日から施行する。
附則(平成31年3月15日訓令第5号)
この訓令は、平成31年3月15日から施行する。
附則(令和4年3月1日訓令第4号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
